Inledning

I den här bloggen identifierar vi några viktiga utmaningar när det gäller att omvandla affärsprocesser till agila och lean-tekniker. Vi fokuserar bara på några nyckelfaktorer eftersom vi tycker att de är vanligast förekommande i de IT-organisationer vi möter. Det finns flera riskfaktorer som är specifika för affärsmodellen inom den bransch som företaget befinner sig i. I den här bloggen undersöker vi inte varje riskfaktor utan pekar snarare på behovet av en skicklig coach som kan minimera de risker som är kända samt de risker som kan vara dolda, t.ex. den kulturella arbetsmiljön.

Förändrade affärsprocesser

Affärsprocesser utvecklas och förändras över tiden. Oftast utvecklas dessa processer för att möta kundernas efterfrågan. Den miljö som en viss affärsprocess verkar i förändras över tiden. Förändringarna kan leda till att affärsprocessen blir ineffektiv. En korrekt analys av affärsprocesserna kan identifiera ineffektivitet och leda till korrigeringar som minskar eventuella risker och maximerar värdeskapandet.

Agila affärsprocesser gör det möjligt för företaget att vara flexibelt och effektivt på samma gång. Agile Manifesto söker alternativ till traditionellt arbete. Agila tekniker hjälper team att hantera oförutsägbarhet genom små, iterativa arbetsrytmer och empirisk feedback.

Utforma affärsprocesser för agilitet

Varje omarbetning av affärsprocesser påverkar många funktioner i företaget, t.ex. leveranskedjan, inköp, produktion, HR, försäljning osv. Den största utmaningen är att utforma affärsprocesser för att öka organisationens flexibilitet. Nedan beskrivs några faktorer som bör identifieras för att utforma affärsprocesser för hållbar agilitet:

Designteamets struktur

Det är svårt att bilda team för omarbetning av affärsprocesser. Teamet måste bestå av personer med olika bakgrund för att vara effektivt och kunna genomföra en verklig förändring. Det bör omfatta affärsanalytiker, processmodellerare, affärsarkitekter och viktiga intressenter som kunder och coacher. Nyckeln till framgång när det gäller att implementera agila affärsprocesser är att involvera agila coacher som hjälper till att minimera omkostnaderna och helt enkelt processa med agila tekniker.

Vanligtvis sätts team samman för en kort period tills målet är uppnått. Genom att välja ägare i ett tidigt skede av processen säkerställs en smidig implementering av de designade processerna. Ägaren bör vara en senior person som känner till företagets övergripande processarkitektur och som har tillräckligt inflytande för att leverera de omarbetade processerna enligt plan.

Välja ITSM-metodik, till exempel ITIL

Ett tidigt fokus på IT Service Management-metodik säkerställer en stark grund för hur företaget drivs. Vi rekommenderar starkt att utforma affärsprocesser med ITIL eftersom denna uppsättning av bästa praxis fokuserar på att anpassa IT-tjänster till värdeskapandet för verksamheten och möjliggör en flexibel implementering av agila och lean-tekniker där de passar enskilda team.

ITIL (IT Information Library) beskriver processer, procedurer, uppgifter och checklistor som inte är organisationsspecifika, men som kan tillämpas av en organisation för att etablera integration med organisationens strategi, leverera värde och upprätthålla en lägsta kompetensnivå. Det gör det möjligt för organisationen att etablera en baslinje från vilken den kan planera, implementera och mäta. Den används för att visa efterlevnad och för att mäta förbättringar.

Verktyg

För att utforma affärsprocesser krävs en gemensam verktygslåda så att arbetet kan utföras effektivt och det krävs små eller inga omkostnader för att dela designdokumenten och möjliggöra snabb implementering som är skalbar och flexibel för framtida ändringar. Det finns ett antal tillgängliga verktyg för modellering av affärsprocesser som bör integreras med din organisations processflöden. Vi rekommenderar att man gör en noggrann analys innan man väljer ett verktyg. Det finns dock några initiala krav som bör verifieras, t.ex:

• Intuitivt gränssnitt för analys och modellering av affärsprocesser
• Möjlighet att importera befintliga processdokument
• Online-tillgänglighet av data och dokument för samarbete
• Utvärdering av processer genom simulering
• Skalbarhet och verklig ägandekostnad
• Visuell representation av data med flexibilitet för ad hoc-sortering/-filtrering av rapporter

Verktygen gör det möjligt för teamen att smidigt flytta arbetet genom processer och funktioner i stora eller små organisationer samtidigt som intressenterna hålls informerade men inte överbelastas med information. Den uppsättning ”best practices” som företaget har valt kan oftast enkelt integreras i de flesta moderna processprogram. Det tar tid att välja rätt verktyg och implementera det, men utgångspunkten är som tidigare nämnts att identifiera de viktigaste kraven som måste uppfyllas.

Önskelista för bästa praxis inom Agile

Alla organisationer vill bli agila. Agile Manifesto, som ursprungligen skapades för mjukvaruutvecklare, har med framgång spridits till arbetsmiljöer som inte är inriktade på mjukvaruutveckling.

Agile Manifesto, 11-13 februari 2001 Utah, USA

”…vi har kommit att värdesätta:
Individer och interaktioner framför processer och verktyg,
Fungerande programvara framför omfattande dokumentation,
Kundsamarbete framför kontraktsförhandling,
Att reagera på förändringar framför att följa en plan.”

Vi påminner gärna våra kunder om att agilitet innebär att vara flexibel och skapa värde varje dag. För att vara agil bör en organisation göra det möjligt för sina medarbetare att dra arbetet genom varje process eller funktion med minsta möjliga kraftinsats. Alla procedurer måste hållas på ett minimum eller läggas ut på entreprenad. Helst ska det vara teamets beslut vilken overhead de ska ta på sig och vad som ska omfördelas någon annanstans.

Teamen införlivar agila tekniker långsamt. Inlärningstakten beror på deras erfarenhet och coachning. Det är klokt att involvera professionella coacher för att säkerställa framsteg och utveckling av bästa praxis. I början kanske ett team bara väljer ett begränsat antal agila best practices för att sedan mogna mot att använda Kanban- eller Scrum-metoder.

Verksamheten kan också använda agila bästa metoder. IT-drift liknar en dynamisk arbetsmiljö som kräver ett konstant flöde av arbete som ska överföras från skift till skift i geografiskt distribuerade miljöer. I dessa arbetsmiljöer tillämpas också agila metoder med framgång.

Kultur för agila affärsprocesser

Det är viktigt att nämna att agila affärsprocesser gör det möjligt för arbetsmiljökulturen att bli samarbetsinriktad och fokuserad på att skapa affärsvärde. Kamratskapet mellan teammedlemmarna ökar alltid på grund av ökad interaktion. Chefer kan fokusera på att lösa blockeringar och arbeta med nya affärsidéer istället för att ständigt omfördela arbete. Medarbetarna kan fokusera på det arbete som skapar värde för kunderna i stället för att ägna sig åt procedurfrågor. Den nya kulturen sprider sig genom hela organisationen.

Agilitet skapar en mental förändring för alla intressenter. Det är möjligt att projektplaner i vissa organisationer har skapats tillsammans med kunder och att kunderna sedan har ändrat sig om prioriteringarna några månader in i projektet. Ett sådant scenario är en katastrof för icke-agila tekniker.

Den agila kulturen innebär att kraven bryts ned till små hanterbara uppgifter som kan kombineras för att skapa värde. Små uppgifter är mycket enklare att hantera. I agila metoder tas eventuella hinder snabbt upp och diskuteras under de dagliga standup-mötena.

Agil företagskultur bygger på att människor interagerar ansikte mot ansikte eftersom det är det snabbaste sättet att lösa problem. Med en agil kultur försvinner barriärerna mellan avdelningar och team och medarbetarna är fria att dra arbetet genom processer eller funktioner i hela organisationen för att få jobbet gjort. Det är just detta som är det fina med en agil affärsprocesskultur.