Inledning
Det finns många olika typer av kommunikation som en projektledare måste känna till för att kunna leda ett projekt på ett framgångsrikt sätt. Projektkommunikation har många olika aspekter som projektledaren måste kunna använda. Låt oss ta en titt på några av de olika aspekterna av kommunikation i en projektmiljö.
Olika typer av kommunikation i projekt
Det finns många olika perspektiv på projektkommunikation. Vi tar en titt på fyra typer av kommunikationsaspekter som projektledare kommer att behöva använda sig av.
Projektperspektiv
Ur ett projektperspektiv kan kommunikation betraktas som antingen intern eller extern.
Intern kommunikation är den form av kommunikation som sker mellan medlemmarna i projektteamet. I allmänhet kan denna typ av kommunikation innebära en hel del diskussioner fram och tillbaka när planer eller frågor utarbetas.
Extern kommunikation är kommunikation mellan projektteamets medlemmar och andra intressenter i projektet. Det är kommunikation inom projektgruppen (som intern) och kunder, andra projekt eller media (som extern).
Organisatoriskt perspektiv
Detta perspektiv tar hänsyn till hur organisationer är strukturerade och kan vara vertikalt, horisontellt eller diagonalt.
Vertikal kommunikation är det uppåtgående och nedåtgående kommunikationsflöde som sker mellan olika hierarkiska nivåer i organisationen. Till exempel kan en projektgruppsmedlem ge projektledaren en statusuppdatering av sina uppgifter. Ett exempel på nedåtriktad kommunikation är när projektledaren delar med sig av projektmålen till projektgruppen.
Horisontell kommunikation avser kommunikation mellan personer på samma organisatoriska nivå. Exempelvis diskuterar medlemmarna i en projektgrupp projektmål eller uppgifter med varandra.
Diagonal kommunikation sker mellan olika funktionella avdelningar i hela organisationen. För att vara effektiv i den här typen av organisationer måste projektledaren känna till de olika funktionerna och cheferna. Det är också nödvändigt att planera kommunikationen i enlighet med detta.
Formalitetsperspektiv
Ur ett formalitetsperspektiv kan kommunikation vara formell eller informell.
Formell kommunikation är vanligtvis planerad och tar lite tid att förbereda. Detta inkluderar rapporter, presentationer och pressmeddelanden.
Informell kommunikation behöver inte vara planerad och börjar oftast med att man använder sociala nätverk. Detta inkluderar e-post, telefon och ad hoc-diskussioner.
En effektiv projektledare förstår att informell och formell kommunikation är lika viktiga.
Perspektiv på kanalen
Projektledarna måste också fundera över vilken kommunikationskanal de ska använda för att förmedla sitt budskap. Med andra ord, hur budskapet ska kommuniceras; skriftligt eller muntligt, ansikte mot ansikte eller via telefon, verbalt eller icke-verbalt. Att fastställa vilka specifika kommunikationssätt som ska användas för att förmedla budskap bidrar till en framgångsrik projektledning.
SAMMANFATTNING
Effektiva kommunikationsfärdigheter är grunden för en projektledares framgång. Att förstå de olika typerna av kommunikation är viktigt för att säkerställa en framgångsrik projektkommunikation. På Evergo Partners vet vi mycket om det.
