Inledning
För att kunna kommunicera på rätt sätt inom projektledning måste vi vara säkra på att alla intressenter förstår sin roll, sina uppgifter och sina mål. Det bästa och enda sättet är att kommunicera på samma språk.
Men – samma språk betyder inte samma budskap. Vi arbetar i en global miljö, med mångkulturella projektgrupper osv. Det är uppenbart att även om vi talar samma språk så är det inte säkert att vi förstår budskapet på samma sätt och att vi tolkar det på samma sätt.
Om du någonsin har varit i ett land med ett annat språk än ditt eget så förstår du säkert vad jag menar.
Olika accenter
Accenten är inte densamma. Vad betyder det? Var och en av oss kan läsa många skämt på internet, den bästa (för mig) är den, som är en annons från Berlitz: https://youtu.be/WuLQRJ4kXQ4
Skrattar du? Naturligtvis gör du det :-). Men … kan du föreställa dig att den här situationen faktiskt är sann? Kan du föreställa dig slutet på den här historien? …Ja, båten kommer att sjunka. Nu vet du det.
Med undantag för den brittiska drottningen har alla som talar engelska en accent. Det är inte en stor sak i dessa dagar. Men ibland måste du vara mycket försiktig när du hör ”dill” … Kom bara ihåg vem du pratar med. För länge sedan var accenter verkligen ett problem när modersmålstalare inte var vana vid utländska accenter. Men nuförtiden är det inte ett problem längre. Vissa säger att tala med en stark accent är som att bära en kostym – det får dig att verka smartare. Försök bara att komma ihåg det och tänk två gånger innan du blir arg eller förvirrad.
Kortkommandon och förkortningar
Om du kommunicerar med ditt projektteam med hjälp av genvägar måste du se till att alla intressenter förstår dem. I början av projektet kan du göra en lista över vanliga termer och deras förkortningar.
Se till att när du talar om ett ”bromöte” vet alla i ditt team att de inte ska gå till bron över floden. När du skriver ”WoW” ska du se till att ingen börjar spela på World of War Craft och att teamet vet att du menar Ways of Working. Ibland är dessa förkortningar uppenbara bara för en del av teamet, eller till och med bara för dig.
När du skriver någon av dessa förkortningar i ett e-postmeddelande bör du vara säker på att mottagaren förstår vad du menar, annars slösar du tid på att reda ut frågor. Hjälp dina mottagare att förstå exakt vad du menade. Under vissa omständigheter kan du orsaka problem för ditt team. Brist på ett gemensamt språk skapar alltid problem.
Använda modalt verb
Nästa: var medveten om när du använder kunde, skulle, borde. Se till att den person som du talar eller skriver dessa ord till vet vad du förväntar dig. Jag skulle kunna åka till bergen i helgen, men jag kommer inte att göra det – jag kommer inte att åka. Jag skulle vilja åka till Mount Everest, men jag kan inte. Jag vill vara säker på att du förstår vad jag menar – det är därför jag ger dig alla dessa exempel. När du snällt frågar om möjligheter, ger tillstånd eller begär saker, se till att ditt team vet att du ibland har specifika förväntningar. Det bästa sättet att se till att teamet förstår mötet är att fråga alla vad deras uppgifter är i slutet.
Du bör göra det i slutet av mötet, e-postmeddelandet eller konversationen för att få en sammanfattning av förväntningar och uppgifter.
SAMMANFATTNING
- Tänk på att det finns kulturella skillnader mellan alla personer i ditt team;
- Kom ihåg olika accenter;
- Se alltid till att teamet förstår förkortningar och genvägar, särskilt när det finns nya projektmedlemmar;
- Se till att alla förstår vad du förväntar dig när du använder modala verb.
Och en sak till, som är självklar: ingen kan läsa dina tankar, så du måste kommunicera muntligt eller skriftligt för att bli hörd och förstådd.
