Inledning
Skulle du kunna tänka dig att leda ett projekt utan någon kommunikation? Du vet att det är omöjligt, men visste du verkligen hur man kommunicerar i ett projekt för att göra projektet framgångsrikt? För att bli en framgångsrik projektledare måste du först och främst använda dina kommunikationsfärdigheter och sedan verktygen. Den här artikeln kommer att handla om kommunikationsfärdigheter.
Som projektledare är det ditt jobb att hålla ett antal personer välinformerade.
Nyckeln till framgång är att ditt projektteam vet:
- Vad som förväntas av dem
- Vad de måste göra
- När de måste göra det
- Vilka är budgetrestriktionerna?
- Vilka är tidsbegränsningarna?
- Vad är kvalitetsförväntningarna.
Låt oss prata om din uppgift!
Förväntningar på projektet
Först och främst bör ditt projektteam och dina intressenter veta vad som förväntas av dem och vice versa: vad de förväntar sig av dig som projektledare. Detta kan göras på några olika sätt: du kan diskutera dina projektmål och din projektplan, du kan göra en karta över projektet i form av ett diagram, du kan kommunicera med ditt team via Skype, e-post, telefon … men: du måste lägga detaljerna på bordet och hitta svar på en mycket viktig fråga: vad är definitionen av framgång och hur kan vi misslyckas med det här projektet? Prata om roller, uppgifter och risker. När du kan se riskerna kan du undvika dem.
Bygg upp ett förtroende
Bra projektkommunikation börjar med att bygga upp ett förtroende hos teamet, och det gör man vanligtvis genom att skapa relationer med teamet och intressenterna. Det är viktigt att ha konversationer som inte bara fokuserar på projektet utan också på personliga aspekter av livet i allmänhet. Försök att ta dig tid att prata med teamet om saker som inte har med projektet att göra. Helt enkelt: bli personlig. Berätta skämt. Ha lite kul. Prata om dina intressen, ditt privatliv, dina resor eller om musik som du gillar – vad som helst som kan hjälpa dig att hitta en gemensam grund med ditt team. När de litar på dig kommer de att hjälpa dig att leverera ett framgångsrikt projekt. Det är också lättare att be om saker, det hjälper till med svåra samtal och leder projektet till framgång.
Diskutera vad som ska levereras
När du gör din plan måste du se till att du lägger in tid för granskning av teamets leveranser. Sätt dig ner och diskutera eller till och med kritisera teamets leveranser. Detta håller teammedlemmarna ansvariga för projektbeslut under hela projektets livstid, även om de inte är ansvariga för dessa objekt just nu. På så sätt eliminerar du risken för att en aktuell leverans kan ha en negativ inverkan på ditt scope senare i projektet. Kom ihåg att det är värt din tid.
Uppförandestatus
Statusmöten är nödvändiga. Du kan inte missa dem. Du kan lägga in dem i din kalender varje dag, varannan dag eller en gång i veckan. Det viktigaste är att du inte kan ställa in dem eller missa dem utan mycket goda skäl. Du vill också göra det med dina intressenter för att säkerställa att de ser framsteg och vet var de passar in i processen. Statusmöten ger dig aktuell information om hur projektet fortskrider. Du kan hitta risker, problem och lösningar.
Det finns inga dumma frågor
För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste du förstå varje del av processen och hålla ditt team informerat om framsteg och processen. Du måste komma ihåg personliga skillnader. Ibland måste du arbeta i ett internationellt, mångkulturellt team. Se till att ni förstår varandra mycket väl. Var inte rädd för att ställa frågor. Ju mer du förstår av det arbete som måste göras, desto lättare är det för dig att förespråka det hos intressenterna. Det kommer att vara till hjälp att planera liknande aktiviteter i framtida projekt.
Sammanfattning:
För att få en bra kommunikation i ett projekt måste du komma ihåg
- Formulering av projektmål;
- Skapa tydliga förväntningar på dessa mål och hur du ska uppnå dem;
- Formulera en projektprocess som fungerar för alla;
- Diskutera uppgiftsberoenden och hur du ska uppfylla dem;
- Kommunicera risker och problem – och lös dem;
- Förstå varandras roller och vår inverkan på projektet;
- Bygga upp förtroendet för ett team.
Och den sista viktiga saken: gör ditt jobb och ha kul med det!
