Inledning
Endast cirka 30% av projekten är framgångsrika. Det innebär: i tid, inom budget och i enlighet med specifikationerna. Mer än 40% av projekten är försenade, överskrider budgeten eller överensstämmer inte med specifikationerna. Dessutom misslyckas drygt 20% eftersom de avbryts eller levereras under pågående projekt, men aldrig genomförs [1].
Det finns många skäl till att projekt misslyckas. I den ovan nämnda rapporten antyds att det största problemet är bristen på stöd från ledningen och på lämpligt engagemang från projektdeltagarna. Vi kan dock lugnt säga att den egentliga boven i dramat är bristfällig kommunikation inom designteamet.
I den här artikeln vill vi påminna om de grundläggande och samtidigt mycket enkla sätten att förbättra kommunikationen inom projektgruppen.
Skapa en plats för dokument- och kommunikationshantering
Om vi tänker på god kommunikation så håller du säkert med om att e-post inte är den bästa lösningen. Vi skickar och tar emot många e-postmeddelanden som inte bidrar med något till projektet. Det händer väldigt ofta. Och tänker vi verkligen efter innan vi skickar ett nytt mejl med flera bilagor? Ett annat, mycket vardagligt beteende är att skicka information genom att vidarebefordra flera e-postmeddelanden som utväxlas mellan olika deltagare i projektet. Det värsta är att avsändaren av detta meddelande förväntar sig att mottagaren ska ta emot detta meddelande, läsa en lång historia och räkna ut vad avsändaren av e-postmeddelandet tänker. Alla tar emot många e-postmeddelanden under en dag, vissa av oss till och med över 100 e-postmeddelanden. Det är mycket lätt att göra misstag i djungeln av sådan korrespondens. Dessutom växer problemet när vi försöker hitta ett visst meddelande i en av temamapparna. Ibland tar det några minuter, ibland många fler. Om avsändaren har varit noggrann och använt en korrekt titel – har vi en chans att hitta det här e-postmeddelandet på några minuter. Tyvärr gör vissa användares lathet att information om ett nytt problem i projektet dyker upp i det vidarebefordrade meddelandet om ett helt annat skede i projektet.
Därför är det bäst att skapa en enda plats där vi förvarar alla designdokument och där vi dessutom kan utbyta information, föra diskussioner och komma med kommentarer eller beslut. Det finns inget mer irriterande än 10 meddelanden om samma ämne när ett projektteam organiserat sig för brainstorming online via e-post. Lösningen är att flytta diskussionen till något annat forum, t.ex. chatten i projekthanteringsverktyget. Vi kan rekommendera JIRA, som är en bra lösning för att lagra, dokumentera och utbyta idéer. Dessutom kan du ställa in så att du får e-postmeddelanden när ett nytt verifieringsdokument eller en ny diskussion dyker upp.
Ett annat intressant verktyg är Slack, som samlar alla dina verktyg på ett och samma ställe. Du kan ansluta alla verktyg du använder till Slack och slippa det ständiga växlandet mellan olika appar.
Det är möjligt att skapa en kanal för ett projekt, ett ämne, ett team eller vad som helst – alla har en transparent bild av allt som händer. Slack ger möjlighet att skicka meddelanden direkt till en annan person eller till en liten grupp människor för mer fokuserade konversationer. Du kan ta en konversation från skrivande till ansikte mot ansikte genom att starta ett Slack röst- eller videosamtal i valfri kanal eller direktmeddelande – allt bara ett klick från att dela din skärm, så att alla kan följa med. Alla dina filer, bilder, PDF-filer, dokument och kalkylblad kan släppas direkt i Slack och delas med vem du vill. Priserna för Slack är mycket rimliga.
Men om din organisation inte har råd med så avancerade verktyg finns det i dagens tekniska värld gratislösningar som Trello, Dropbox eller Google docs.
Individuella preferenser när det gäller kommunikationssätt
Ett annat sätt att förbättra kommunikationen i projektet skulle vara att anpassa den till de olika intressenternas individuella behov. Naturligtvis kan vi inte uppfylla allas förväntningar. Vissa föredrar snabbmeddelanden, chattrum och andra e-post, möten vid bordet eller telefonsamtal. Det är viktigt att försöka hitta en kompromiss i den här frågan.
Vi har redan beskrivit en rad olika alternativ, men det viktigaste är att identifiera preferenserna i början av projektet och sedan anpassa dem till kommunikationen. Kommunikationsplanen är ett av de bästa verktyg som hittills har uppfunnits och används framgångsrikt inte bara i projekt utan också i kommunikationsplanering i affärsteam.
Här är det värt att nämna vad som bör ingå i en väl utformad kommunikationsplan:
- Kick off-möte
- Roller och ansvarsområden
- Möten om rapportering av framsteg/status och hur ofta de hålls
- Överenskomna kanaler/kommunikationsverktyg – e-post, chatt, telefon, Skype, möten etc.
- En definierad detaljnivå som är anpassad till målgruppens hierarkiska nivå
- Definierade kommunikationsstandarder
- Projektmöte ”Lägesrapport”
Kund som medlem i projektteamet
Utan användarens medverkan är det mycket lätt att misslyckas med projektet. Genom att lägga till vår kund och även slutanvändaren i projektteamet får vi ett mervärde som hjälper oss att lära känna projektets nästa oförutsedda krav. Om en medlem av designteamet är slutanvändare kommer vår kund att tvingas överväga om det är nödvändigt för användaren att ange nästa ingångspunkt på listan.
Vi på EvergoPartners tror att dessa tre enkla tekniker kommer att hjälpa dig att bygga ett starkt och effektivt team, och viktigast av allt, hålla ditt projekt på rätt spår och generera tillfredsställande resultat.
Bibliografi
[1] The Chaos Manifesto, The Standish Group International, 2012
