Inledning
Varje organisation har sitt eget unika kommunikationssystem. Med utvecklingen av modern teknik förändras kommunikationen. Globaliseringsprocessen och den universella tillgången till Internet är inte utan betydelse – en gång satt hela företaget i konferensrummet och VD kunde personligen förmedla visionen – nu har företagen kontor över hela världen och förverkligar också en sammanhängande vision som har levererats via e-post. E-post till flera tusen anställda samtidigt. Det här systemet har en enorm betydelse eftersom det organiserar informationsflödet mellan teammedlemmar och mellan team och avdelningar.
Medan kommunikationen mellan teamledare och teammedlemmar i många fall är korrekt, är det ofta i själva teamet som kommunikationen är oregelbunden och kommunikationen mellan vissa team präglas av konflikter.
Hur kan man förbättra kommunikationsprocessen i en organisation?
Det är svårt att avgöra vilka som är de viktigaste orsakerna till kommunikationsproblem, eftersom det handlar om människorna i organisationen. Dessa människor är individualiteten hos de data som transporteras in i data. Det finns enheter som anpassar sig snabbt, andra – tvärtom. Detta är inte relaterat till brist på goodwill eller motvilja, utan oftast med en annan konceptuell apparat som har utvecklats i dem. Till exempel: motorn är en del av både bilen och webbplatsen.
De vanligaste kommunikationsstörningarna som beskrivs i litteraturen är följande:
- Perceptuellt handikapp
- Selektivitet i uppmärksamheten
- Acceptera samtalspartnerns perspektiv
- Kulturella skillnader
- Stereotyper (vi föredrar att lyssna på personer med hög social status)
- Sinnesstämning
Uttalandet – brist på förmåga att lyssna aktivt, kan sammanfatta alla dessa element. Du måste alltid se till att det budskap du bygger upp utifrån den mottagna informationen stämmer överens med avsändarens avsikt. Och kom ihåg: varje del av projektgruppen är lika ansvarig för om kommunikationen är korrekt eller inte.
Hur kan du förbättra kommunikationsprocesserna i din organisation?
Det första inslaget i kommunikationsdiagnosen bör vara att beskriva processerna och hur de går till, på båda sätten: formellt och icke-formellt.
Det andra steget är att söka efter platser där budskapen förvrängs – där det sker en förändring av budskap, innebörd eller missförstånd.
Nästa steg är utbildning i kommunikation. Du bör visa alla intressenter hur den här processen ska gå till. Försök lära medarbetarna att fråga sig själva en mycket viktig sak: vad förstod jag av det som någon ville säga eller att fråga den person som kommunicerade budskapet – hur förstod du. Det handlar om att se till att det förstås på rätt sätt. Att det ser enkelt ut betyder inte att det är det i själva verket. 99% av de problem som finns i organisationer startar från felaktig kommunikation.
Det finns tre frågor att besvara:
Är jag väl förstådd? Hur förstod du mig? Vad kan jag göra för att kommunicera bättre? Det kommer att göra kommunikationen mer effektiv och minimera risken för missförstånd, vilket kan leda till att projektet misslyckas.
Kommunikation och företagsstruktur – Dövtelefon
Företagets struktur, som i hög grad påverkar kommunikationsprocessen, är också viktig. Mycket ofta liknar kommunikationen i organisationen ett spel som är känt från barndomen – en döv telefon. Vid mötet fattar styrelseledamöterna viktiga beslut. Dessa beslut vidarebefordras till direktörerna. Direktörerna vidarebefordrar dem till avdelningscheferna vid nästa möte. Därefter kontaktar avdelningscheferna sina medarbetare. Redan i det här skedet är det troligt att informationen är kraftigt förvrängd. Sedan jämför medlemmarna i de olika teamen vilken information de har fått och det visar sig att styrelsens vision av de grå arbetarna inte uppfattas som en chans för företagets utveckling utan som en utgiftsminskning.
Organisatoriska förändringar och kommunikationsprocesser i organisationer
Ur kommunikationssynpunkt är det särskilt viktigt att ha effektiv och korrekt information om alla organisatoriska förändringar i företag. Det spelar ingen roll vad förändringarna gäller om de är tillämpliga på det projekt du är involverad i.
Sammanfattning
Det är inte bara kommunikationen i projektledningen som är mycket viktig för intressenterna. Kommunikationen i organisationen, på global nivå, avgör om ditt projekt blir framgångsrikt eller misslyckas.
