Inledning
I den här bloggen ger vi vårt UX-perspektiv på hur man optimerar arbetsflödet för anställda. Det finns en rad olika UX-tekniker för att säkerställa medarbetarnas fokus, drivkraft och motivation i deras dagliga arbete. Här lyfter vi bara fram några UX-strategier för att ge medarbetarna möjlighet att optimera arbetsplatsen och göra den till en gemensam fördel för företaget.
Vad är UX på arbetsplatsen?
Användarupplevelse (UX) definieras enligt ISO-standarder som ”en persons uppfattningar och reaktioner till följd av användning eller förväntad användning av en produkt, ett system eller en tjänst”.¹ Enligt ISO:s definition omfattar användarupplevelsen alla användarens känslor, övertygelser, preferenser, uppfattningar, fysiska och psykologiska reaktioner, beteenden och prestationer som uppstår före, under och efter användningen. ISO listar också tre faktorer som påverkar användarupplevelsen: systemet, användaren och användningssammanhanget.
I ett nötskal är UX den övergripande uppfattningen av de känslor som en produkt, ett system eller en tjänst genererar i användarens hjärna före, under och efter ”konsumtionen” av den.
UX på arbetsplatsen flyttar fokus till optimering av arbetsflödet genom att säkerställa att alla verktyg är effektiva UX-verktyg. Traditionella företag strävar efter att bete sig som agila start-ups, men de är inte lämpade för optimering eftersom de saknar väldesignade och effektiva UX-verktyg. Därför gör UX-optimering på arbetsplatsen det möjligt för medarbetarna att ägna mer tid åt att samarbeta i stället för att slösa tid på ineffektiva eller gamla verktyg som de tvingas använda.
UX-optimering för medarbetarna
Executive’s fokus på att mäta affärsvärdet som processen genererar är rätt väg att gå. Internet of Things (IoT) inom ett multinationellt företag skapar ett svårt datalandskap att navigera i. Många processer kräver data från flera olika källor. Trots komplexiteten i alla stora företag kommer det största hoppet från den mest värdefulla resursen, nämligen företagets anställda. Medarbetarna hämtar information från olika system och utför sina arbetsuppgifter. Cheferna måste se över UX-flaskhalsarna i olika system/processer och ge medarbetarna möjlighet att undanröja dem för att förbättra och stödja företagets dagliga arbetsflöden. Genom att ge medarbetarna möjlighet att optimera UX skapas arbetsglädje och motivation för högre prestationer.
Enterprise Architecture – färdplan för tydlig UX
En av de viktigaste strategierna är att identifiera och förfina Enterprise Architecture (EA) så att alla anställda förstår sina arbetsflöden och beroenden inom organisationen. De flesta konsultföretag ser inte sambandet mellan EA och UX, men faktum är att företag som har en tydlig färdplan för EA-strategin och kontinuerligt förfinar den gör ett bra jobb med att ge sina anställda en positiv användarupplevelse.
Organisationer som inkluderar ett kapitel om UX i färdplanen för EA-strategin vinner i det långa loppet på tydlighet. Riktlinjer för UX som en del av EA-strategins färdplan skickar en tydlig signal till alla anställda att konstruera nya applikationer eller tjänster med UX i åtanke. Det är en bra idé att låta en UX-expert delta i diskussionerna om och utformningen av EA-strategin för att identifiera vilka datamodelleringsförutsättningar som krävs för framtida applikationsutveckling och sammankoppling av system. UX-granskning bör också vara en del av den kontinuerliga processförbättringen inom EA. Efter att systemen har skapats, under affärscykeln, kan nya UX-funktioner ge värdefulla fördelar i företagets verksamhet.
UX anställdas inlärningsförmåga
I vår verksamhet förklarar vi UX-lärbarhet som ett mått på hur snabbt förstagångsanvändare slutför en uppgift med hjälp av företagets arbetsflödesverktyg. För att möjliggöra smidiga arbetsflöden för din personal måste du hantera inlärningskurvan. Det innebär att skapa ett flöde av intuitiva händelser i verktyget på ett sådant sätt att medarbetaren upplever enkla uppgifter i början och att uppgifternas komplexitet ökar i takt med att medarbetaren fortsätter att utföra mer komplexa uppgifter. Mer erfarna medarbetare kommer att fortsätta att utforska verktyget och upptäcka mer komplexa funktioner som de tycker är spännande. På så sätt tillgodoser du både nya och mer erfarna medarbetare.
UX medarbetarnas effektivitet
Anställda, precis som kunder, blir avskräckta när verktyg som företaget tillhandahåller inte ger förväntade resultat i deras dagliga arbete. Ett högeffektivt UX-verktyg är ett verktyg där dina medarbetare kan slutföra en uppgift inom ramen för de förväntningar som de själva hade eller som ställs på dem. Dåligt effektiva verktyg leder till att medarbetarna tappar fart, fokus och motivation att snabbt slutföra arbetsflödet. Företaget kan öka effektiviteten genom att lägga större vikt vid verktygets funktionalitet än vid dess form och genom att prioritera tillgängligheten. Företaget kan öka verktygets tillgänglighet genom att göra kritiska funktioner stora och nära – enligt Fitts lag.² De viktigaste funktionerna i verktyget bör vara stora till utseendet och nära, det vill säga tillgängliga snabbt och enkelt.
UX anställdas minnesvärdhet
Hur lätt det är att komma ihåg hur man utför arbetsuppgifter i företagets verktyg avgör hur lätt det är att komma ihåg det verktyg som medarbetarna använder för att utföra sitt arbete. Komplicerade verktyg är svårare att komma ihåg, ju enklare design, desto lättare är det att komma ihåg processens arbetsflöde. Företaget kan förbättra webbplatsens minnesvärdhet genom att skapa logiska steg för användarna att navigera i verktyget eller i processen. Att ha färre steg för att utföra en uppgift ökar verktygets minnesvärdhet. En konsekvent och ren design av verktyget gör också att det blir lättare att minnas.
Rekommendationer
Enligt Gartner skapar Internet of Things (IoT) och det ständiga behovet av mätning och analys inom globala företag en utmaning³ att bygga system idag för den oförutsedda framtiden. Riktlinjer för UX-utveckling i EA-strategin bör definieras och förfinas för att IT-organisationen ska kunna gå framåt i en tydlig och enhetlig riktning. Efterlevnad av EA-strategins färdplan och dess UX-rekommendationer kommer att öka medarbetarnas engagemang.
UX-funktioner ger medarbetarna fokus, drivkraft och motivation i deras dagliga arbete. Det fina med UX-metoden för att optimera arbetsplatsen är att när man gör det en gång blir det en vana. För att förbättra UX-medarbetarnas tillfredsställelse börjar man därför med att ha en djup förståelse för deras funktioner, deras behov, deras sammanhang, deras IT-kunskaper samt vilka begränsningar de kan ha; och först efter att ha tagit hänsyn till ovanstående kan företaget ge dem verktyg för att hantera sina dagliga uppgifter på bästa möjliga sätt och minimera bördan av overhead.
¹Wikipedia https://en.wikipedia.org/wiki/User_experience
² Fitt’s lag https://en.wikipedia.org/wiki/Fitts%27s_law
³Gartner ”Internet of Things – Arkitektur förblir en central möjlighet och utmaning: En rapport från Gartner Trend Insight”
